Wat we vastleggen en wat we ermee doen

Bijgewerkt op 5 oktober 2026.

Wie verwerkt uw gegevens

Beeheer is de software waarin een vastgoedbeheerder of een VvE het onderhoud van een gebouw bijhoudt. In de meeste gevallen is niet Beeheer maar uw beheerder of uw VvE degene die bepaalt welke gegevens erin komen en waarvoor; Beeheer verwerkt ze in hun opdracht. Gaat uw vraag over één specifiek gebouw, dan is uw beheerder of uw bestuur het eerste adres. Komt u er daar niet uit, dan kunt u ons altijd rechtstreeks bereiken.

Welke gegevens we vastleggen

Niet meer dan waar het onderhoud van een gebouw om vraagt. Concreet gaat het om drie soorten.

• Van wie een account heeft. Naam, e-mailadres, de rol waarin u werkt, het bedrijf of de VvE waar u bij hoort en wanneer u voor het laatst inlogde. Een wachtwoord dat u zelf kiest bewaren we alleen als onomkeerbare hash (bcrypt); niemand kan het teruglezen, wij ook niet. Eén uitzondering: het tijdelijke wachtwoord dat wij uitgeven bij een nieuw account staat leesbaar opgeslagen tot u zelf een wachtwoord kiest, zodat het kan worden doorgegeven als de mail niet aankomt.
• Van een uitvoerder. Naam, e-mailadres en een tijdelijk wachtwoord, plus de foto's en opmerkingen die hij bij een opleverrapport zet. Het wachtwoord staat leesbaar opgeslagen zolang zijn toegang loopt; daarna gaan wachtwoord en inlog dicht.
• Van wie in een gebouw woont. In de verdeelsleutel van een pand staat per eenheid een aanduiding en het adres, met het aandeel in de kosten. Vaak is dat alleen een adres of een omschrijving als "berging"; er kan ook een naam staan, als uw beheerder die invult.
• Van wat er gemeld wordt. Meldt iemand een gebrek, dan leggen we vast wat er is gemeld, waar, wanneer, door wie en met welke foto's. Wat er in die tekst en op die foto's staat bepaalt de melder zelf. Een melding is zichtbaar voor de beheerder en voor iedereen met een account bij de VvE van dat pand, met de naam van de melder erbij.
• Van wie ons een bericht stuurt. Via het contactformulier: uw naam, e-mailadres en wat u schrijft.

Verder staat er in Beeheer vooral informatie over het gebouw: bouwdelen, conditiescores, gebreken, geveltekeningen en onderhoudsplanningen. Dat zijn geen persoonsgegevens, maar op een foto van een gevel kan natuurlijk een voorbijganger of een kenteken staan.

Waarom we ze hebben

• Om de dienst te leveren. Een inspectie vastleggen, een rapport maken, een onderhoudsplan begroten en de kosten verdelen over de eigenaren. Zonder deze gegevens bestaat het product niet. Grondslag: de overeenkomst met uw beheerder of VvE. Voor de gegevens die zij invoeren bepalen zij de grondslag; wij verwerken ze in hun opdracht.
• Om u toegang te geven. Inloggen, plus bewaken dat u precies de panden ziet waar u bij hoort en geen andere. Grondslag: de overeenkomst, plus ons gerechtvaardigd belang bij een veilig platform (daarvoor tellen we bijvoorbeeld mislukte inlogpogingen).
• Om u te bereiken. Een uitnodiging, een nieuw wachtwoord, of bericht over een melding die u deed. Reclame sturen we niet. Grondslag: de overeenkomst.
• Om uw vraag te beantwoorden. Een bericht via het contactformulier gaat per mail naar ons. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om te kunnen antwoorden.

Met wie we ze delen

Binnen Beeheer geldt één harde grens: u ziet alleen de panden van uw eigen bedrijf of VvE, plus de panden waar u persoonlijk toegang toe hebt gekregen. Die grens zit in de software en niet in een afspraak. Een uitvoerder die een opdracht afwerkt, krijgt een tijdelijke inlog voor precies één opleverrapport en ziet verder niets.

Daarbuiten delen we niets met derden, behalve met de diensten die nodig zijn om Beeheer te laten draaien. Zij mogen de gegevens alleen voor ons gebruiken en niet voor zichzelf.

Die laatste verdient een toelichting, want het is de enige plek waar beeldmateriaal het platform verlaat. Vraagt een inspecteur om een foto te laten analyseren, dan gaan de detailfoto en de overzichtsfoto van dat ene gebrek naar Anthropic, dat er een voorstel voor een gebrek en een conditiescore uit afleidt. Dat gebeurt alleen op het moment dat iemand erom vraagt, per gebrek, nooit vanzelf met de hele fotoverzameling. De uitkomst is een voorstel dat de inspecteur zelf beoordeelt. Om na te gaan hoe goed die voorstellen zijn, bewaren we een kopie van die twee foto's met het antwoord. Die kopie gaat na 90 dagen vanzelf weg.

De database, de bestanden en de servers die de app draaien staan in Ierland. De diensten zelf zijn wel Amerikaanse bedrijven. Met Supabase, Microsoft, Resend en Anthropic is een verwerkersovereenkomst gesloten; gaan gegevens naar de Verenigde Staten, dan gebeurt dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS Data Privacy Framework.

Hoe lang we ze bewaren

Zolang het pand in Beeheer staat. Een conditiemeting is een momentopname die pas waarde krijgt naast de vorige: of een gebrek erger wordt, weet u alleen als de meting van vier jaar geleden er nog naast ligt. Daarom blijven inspecties, rapporten en onderhoudsplannen staan zolang het dossier loopt. Verwijdert uw beheerder het pand, dan gaat alles wat erbij hoort mee weg, ook de foto's en documenten. Een weggegooid bestand staat nog dertig dagen in een afgeschermde prullenbak, zodat een vergissing te herstellen is; daarna is het definitief weg. Wordt een account gesloten, dan gaat de toegang meteen dicht.

• De inlog van een uitvoerder gaat dicht zodra zijn laatste toegang is verlopen of ingetrokken.
• Een deellink naar een rapport werkt 90 dagen, tenzij de beheerder hem eerder intrekt.
• Kopieën van foto's voor de AI-analyse: 90 dagen.
• Gelezen notificaties: een jaar.
• Mislukte inlogpogingen: een dag, alleen als onherleidbare hash van het e-mailadres.
• Berichten via het contactformulier: tot uw vraag is afgehandeld, daarna hooguit een jaar.

Uw rechten

U mag opvragen welke gegevens we van u hebben, ze laten corrigeren of verwijderen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken tegen de verwerking en uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat meekrijgen. Een verzoek kunt u indienen bij uw beheerder of bij ons, via finn@ierssel.nl of per post op het adres hierboven. We reageren binnen een maand.

Eén grens daarbij, die we liever vooraf noemen dan achteraf: onder een afgeronde conditiemeting blijft staan wie hem heeft uitgevoerd. Een inspectierapport is een vakinhoudelijk document waar de naam van de inspecteur bij hoort, net als bij een keuringsrapport of een taxatie. Al het andere van een gesloten account gaat wel weg: het e-mailadres, het wachtwoord, de meldingen die op naam stonden en de terugkoppeling die iemand over de tool heeft gegeven.

Vindt u dat we niet goed met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies

Alleen wat nodig is om in te loggen: de sessie zelf, een beveiligingscookie tegen vervalste formulieren en een cookie die onthoudt waar u na het inloggen heen wilde. Op een tablet bewaart de app daarnaast foto's tijdelijk in de browser zolang er geen netwerk is. Meer niet: er staat geen bezoekersteller op deze site, geen advertentienetwerk en geen dienst die bijhoudt waar u vandaan komt. Er is dus ook niets om toestemming voor te vragen. Daarom ziet u hier geen balk met knoppen die u weg moet klikken.

Hoe we ze beveiligen

Zelfgekozen wachtwoorden staan alleen als hash opgeslagen. Foto's en documenten staan in een afgeschermde opslag die niet publiek benaderbaar is; wie een bestand opvraagt krijgt een link die na korte tijd vervalt. Een sessie verloopt vanzelf. Een account dat wordt ingetrokken verliest zijn toegang binnen een minuut, ook als hij op dat moment ingelogd is. Verkeer gaat versleuteld over de lijn.

Wijzigingen

Verandert er iets aan wat we vastleggen of met wie we het delen, dan verandert deze pagina mee en past de datum bovenaan zich aan. Bij een wijziging die u raakt, laten we het weten in de app.

Vragen over wat Beeheer doet? Lees waarom Beeheer bestaat of wat een NEN 2767-conditiemeting is.