Het meldingsportaal
Van lekkage tot afgehandeld, in één spoor
De inspectie en het onderhoudsplan gaan over de komende dertig jaar. Dit gaat over vanmorgen: de lekkage in de berging, de deurdranger die niet meer sluit, het licht in het trappenhuis. Ook dat hoort in hetzelfde dossier.
Waarom
Een melding is geen mailtje
In de meeste VvE's komt een melding binnen via de app van een bestuurslid, of via zijn privémailbox. Dat werkt precies zolang die ene persoon in de buurt is. Daarna weet niemand meer wat er is gemeld, wat er al is gedaan en wat er nog open staat. Bij elke bestuurswissel begint de administratie opnieuw.
In Beeheer staat een melding bij het pand en niet bij een persoon. Wie het bestuur verlaat, neemt de historie niet mee. Omdat de meldingen naast de conditiemeting en het onderhoudsplan staan, is te zien of een gebrek dat steeds terugkomt eigenlijk een post voor het onderhoudsplan is.
De gang van een melding
In vier stappen weet iedereen waar het staat
De bewoner meldt het
Waar het zit, wat er aan de hand is, hoe dringend het is, met een foto erbij. In een paar velden, op de telefoon waarmee hij de foto net heeft gemaakt.
Het bestuur pakt het op
De melding komt binnen bij het bestuur en bij de beheerder. Wie hem oppakt, staat erbij, zodat niet twee mensen dezelfde aannemer bellen.
De aannemer gaat aan de slag
De melding gaat door naar een leverancier, met een link naar de foto's die zonder account te openen is. Geen bijlage van tien megabyte die bij de ontvanger blijft steken.
De melder hoort wat er is gedaan
Afgehandeld of afgewezen, met de reden erbij. Dat laatste scheelt het telefoontje dat anders toch komt.
Voor het bestuur
Wat staat er nog open?
Dat is de vraag op elke vergadering. Meestal is het antwoord een schatting.
In Beeheer is het een lijst. Per melding staat wie hem deed, wanneer, hoe dringend hij is, wie hem heeft opgepakt en wat er is teruggekoppeld. Foto's horen erbij, want een omschrijving van een lekkage is zelden genoeg om een aannemer te laten weten wat hij mee moet nemen.
Veelgestelde vragen
Over het meldingsportaal
- Hoe meldt een bewoner een gebrek?
- Via de inlog van de VvE in Beeheer. Hij kiest waar het zit, beschrijft wat er aan de hand is, geeft aan hoe dringend het is en voegt een foto toe. De melding komt binnen bij de beheerder en is zichtbaar voor de hele VvE. Iedereen kan volgen wat ermee gebeurt.
- Wat gebeurt er nadat een melding binnen is?
- Een melding staat op open, in behandeling, afgehandeld of afgewezen. Die laatste bestaat met opzet: niet alles is voor de VvE. Schade aan een eigen apparaat hoort een eerlijk antwoord te krijgen in plaats van stilletjes op afgehandeld te worden gezet. Bij elke stap kan er een toelichting mee.
- Kan een aannemer de foto's zien zonder een account?
- Ja. Het bestuur zet de melding door naar een leverancier en er gaat een link mee naar een pagina met de foto's erop. Die link verloopt na verloop van tijd, want een melding van vorig jaar hoort niet eeuwig open te staan voor iedereen die hem ooit heeft gezien.
- Ziet iedereen elkaars meldingen?
- Ja, binnen het eigen pand. Iedereen met een account bij de VvE ziet alle meldingen van dat pand, met wie ze deed en hoe het ermee staat. Dat is met opzet: de bewoners weten samen wat er speelt en niet alles loopt via de voorzitter. Van andere panden ziet niemand iets. Die grens zit in de software en niet in een afspraak.
Komt een gebrek steeds terug? Dan hoort het misschien in het meerjarenonderhoudsplan.
Alles van uw pand op één plek. Zullen we kijken of het past?
Neem contact op